Čišćenje i održavanje higijene u IT kompanijama – Realna situacija iz IT kancelarija. IT kompanije su specifične.

Veliki broj ljudi u kancelariji, open space prostori, zajedničke kuhinje, stalna upotreba opreme i duga zadržavanja zaposlenih u prostoru tokom dana.

Na prvi pogled, sve deluje uredno.

Međutim, već posle nekoliko meseci pojavljuju se problemi koji se ponavljaju: toaleti su čisti ujutru, ali ne izdrže ceo dan, kuhinja brzo gubi red, potrošni materijal nestaje brže nego što je planirano, a nezadovoljstvo zaposlenih raste tiho, bez formalnih pritužbi.

Ništa ne „gori“.

Ali sistem očigledno nije prilagođen realnom načinu rada IT kompanije.

Gde nastaje problem u čišćenju i održavanju higijene u IT kompanijama

Kod čišćenja i održavanja higijene u  IT kompanijama, problem retko leži u samim ljudima koji čiste.

Najčešće je problem u tome što se prostor tretira isto kao klasična kancelarija.

U praksi to znači:

• isti režim čišćenja bez obzira na broj zaposlenih
• nedostatak kontrole tokom radnog dana
• nepostojanje jasnih standarda po zonama
• potpuno odsustvo praćenja potrošnje

IT kompanije imaju drugačiju dinamiku rada, ali sistem higijene često ostaje generički.

I zašto se onda problemi u IT kancelarijama ponavljaju?

• IT firme brzo rastu.
• Timovi se šire, zapošljavanja su česta, raspored sedenja se menja, a kancelarija se koristi intenzivnije nego što je prvobitno planirano.

Međutim, čišćenje i održavanja higijene u IT kompanijama se retko prilagođava tim promenama.

Najčešći uzroci su:

Higijena nije postavljena kao process.

Čišćenje se uvede, ugovor se potpiše i pretpostavi se da će sistem sam funkcionisati.

Bez merenja i prilagođavanja, kvalitet neminovno počinje da varira.

A tu je i nejasna odgovornost. Kada se pojavi problem, niko tačno ne zna da li je to operativni, organizacioni ili komunikacioni propust ali u organizovanim kompanijama za čišćenje i održavanje higijene tačno se zna čija je odgovornost i kako se šta radi…a tu su još i softverska rešenja koja pomažu higijeničarima da tačno i precizno urade određene zadatke kao i kontrola urađenog posla pa se greške spuštaju na minimum.

A ako još nemete praćenje potrošnje potrošnog materijala onda može da se desi da potrošni materijal eksplodira u potrošnji bez realne slike gde i zašto dolazi do povećanja troškova.

Povezane teme: Čišćenje i održavanje higijene u coworking prostorima i hubovima, kako održati red u prostoru koji nikada nije isti dva dana zaredom?

Specifičnosti IT kancelarija koje utiču na higijenu

Da bi čišćenje i održavanje higijene u IT kompanijama funkcionisalo, mora se razumeti način rada.

Zaposleni u IT firmama provode većinu dana u kancelariji, često i duže od standardnog radnog vremena. Duga zadržavanja zaposlenih u prostoru onemugćuju detaljno čišćenje tokom radne nedelje. Tu je i veliki broj zajedničkih dodirnih tačaka ..tastature, stolovi, stolice, kuhinjski elementi, aparati za kafu, frižideri – sve se koristi intenzivno zato čišćenje i održavanje higijene u IT kompanijama može biti dodatno urađeno. Vikend može poslužiti da se urade generalke i sredi prostor za novu radnu nedelju.

Kako izgleda dobro postavljen sistem čišćenja I održavanja higijene u IT kompanijama

Efikasan sistem ne znači više čišćenja. Znači pametnije čišćenje. Jasno definisane zone a radni prostori, toaleti, kuhinje, sale za sastanke i zajedničke zone ne mogu imati isti režim održavanja.

Različita je dinamika po zonama. Neke zone zahtevaju intervencije tokom dana, druge samo redovno održavanje. I onda znamo kako i kada se potrošnja prati po zonama, troškovi postaju predvidivi.

Kontrola troškova u IT kompanijama  kao i čišćenje i održavanje higijene u IT kompanijama bez narušavanja kvaliteta:

U IT sektoru, zaposleni su ključni resurs. Loša higijena ne utiče samo na utisak, već i na zadovoljstvo i fokus.

Paradoksalno, upravo nepostojanje Sistema održavanja najčešće povećava troškove.

Kada se uvede struktura:

• smanjuju se nepotrebni gubici
• lakše se planira budžet
• kvalitet postaje stabilan

Primer iz prakse: IT kompanija u rastu

IT firma sa oko 120 zaposlenih suočavala se sa stalnim komentarima na higijenu kuhinje i toaleta.

Iako se čišćenje obavljalo svakodnevno, prostor nije izdržavao ceo dan.

Analizom je utvrđeno:

• broj zaposlenih se udvostručio za 18 meseci
• sistem održavanja ostao je isti
• potrošnja nije bila kontrolisana

Rešenje je bilo u:

• redefinisanju zona
• prilagođavanju dinamike održavanja
• jasnijoj kontroli procesa

Rezultat:

• stabilna higijena
• manje internih pritužbi
• bolja kontrola troškova

Povezane teme: Čišćenje i održavanje higijene u kancelarijskom prostoru

Uloga menadžmenta u korelaciji sa čišćenjem i održavanjem higijene u IT kompanijama

U IT firmama, kultura kompanije ima veliku težinu. Kada se održavanje higijene postavi kao deo organizacione odgovornosti a onda se deo te odgovornost prenese na outsource izvođača , rezultati su dugoročni.

Menadžment ne mora da se bavi detaljima, ali mora da insistira na rezultatu.

Kako započeti unapređenje sistema higijene?

Prvi korak je razumevanje realnog stanja:

• kako se prostor koristi
• gde nastaju problemi
• gde se gubi kontrola

Drugi korak je promena dobavljača koji nema sistem.

Tek tada se donose ispravne odluke i sistem počinje da radi za vas.

Ako želite da unapredite higijenu u IT okruženju kroz jasan sistem i merljive rezultate, pozovite nas na  +381 66 811 83 80 i zakažite razgovor.

Zaključak

Čišćenje i održavanje higijene u IT kompanijama mora pratiti dinamiku rasta, načina rada i očekivanja zaposlenih.

Kada se postavi kao sistem, higijena prestaje da bude tema tek kada nešto ne valja.

Postaje stabilan deo svakodnevnog poslovanja.

Za dodatne informacije o sistemskom pristupu održavanju higijene u IT kompanijama, možete nas kontaktirati na +381 66 811 83 80.