Čišćenje i održavanje higijene u kancelarijskom prostoru – Realna situacija iz prakse

U većini kancelarija čišćenje se podrazumeva. Prostor izgleda korektno, smeće se prazni, podovi se brišu, toaleti se održavaju. Na prvi pogled – sve funkcioniše.

Međutim, već posle nekoliko meseci počinju sitni signali koje menadžment često ignoriše: toaleti su stalno „na granici“, kuhinja brzo gubi urednost, potrošni materijal nestaje brže nego što je planirano, a zaposleni sve češće komentarišu higijenu između sebe.

Ništa nije dramatično.

Ali sistem očigledno ne radi kako treba.

Čišćenje i održavanje higijene u kancelarijskom prostoru – Gde zapravo nastaje problem

Problem kod čišćenja i održavanja higijene u kancelarijskom prostoru retko je u samom čišćenju.

Najčešće je u organizaciji.

U praksi se pojavljuju isti obrasci:

• nema jasno definisanih standarda šta znači „čisto“
• ne zna se ko kontroliše kvalitet
• potrošni materijal se troši bez ikakvog praćenja
• čišćenje se tretira kao nužan trošak, ne kao proces

Rezultat je poznat:

• prostor nikada nije konstantno uredan
• troškovi rastu, ali kvalitet ne
• odgovornost je nejasna

Zašto se ovaj problem stalno ponavlja

Iz ugla nekoga ko radi radi u klining industriji, uzrok je gotovo uvek isti.

Čišćenje u kancelarijama se uvodi jednom – i onda se na njega zaboravi.

Nema:

• merenja
• prilagođavanja broju zaposlenih
• kontrole potrošnje
• realne analize potreba prostora

Kancelarijski prostor nije statičan.

Menja se broj ljudi, način rada, struktura tima, čak i raspored prostorija. Sistem održavanja higijene, međutim, često ostaje isti godinama.

Tada dolazi do disbalansa između potreba i resursa.

I upravo tu počinju problemi koje svi „osećaju“, ali niko precizno ne definiše.

Šta zapravo znači dobro organizovano održavanje higijene

Dobro čišćenje i održavanje higijene u kancelarijskom prostoru nije pitanje jačine sredstava ili učestalosti brisanja podova.

To je pitanje sistema.

U praksi, funkcionalan sistem podrazumeva:

• jasno definisane zone (radni prostori, toaleti, kuhinja, zajedničke prostorije)
• različite režime čišćenja po zonama
• precizno određenu dinamiku održavanja
• kontrolisanu potrošnju potrošnog materijala
• jasnu tačku odgovornosti

Kada ove stavke nisu jasno postavljene, kancelarija može izgledati „ok“, ali nikada stabilno uredno.

Povezane teme: Čišćenje i održavanje higijene u coworking prostorima i hubovima, kako održati red u prostoru koji nikada nije isti dva dana zaredom?

Čišćenje i održavanje higijene u kancelarijskom prostoru – Kontrola troškova bez narušavanja kvaliteta

Jedan od najvećih strahova firmi je da bolja higijena znači i veće troškove.

U praksi je često suprotno.

Najveći gubici nastaju zbog:

• nekontrolisane potrošnje
• pogrešno izabrane opreme
• neusklađenosti potreba i rešenja

Kada se uvede jasan sistem, troškovi postaju predvidivi.

Menadžment tačno zna:

• koliko se čega troši
• gde nastaju odstupanja
• šta može da se optimizuje

To donosi mir i operativnu sigurnost.

Kako to izgleda u praksi (primer kancelarijskog prostora)

U jednoj srednje velikoj kancelariji sa oko 60 zaposlenih, problem je bio stalna pritužba na toalete i kuhinju.

Iako se čišćenje obavljalo svakodnevno, utisak zaposlenih bio je da higijena „ne drži“ ceo dan.

Analizom prostora utvrđeno je:

• neujednačena potrošnja potrošnog materijala
• isti režim čišćenja za sve zone
• nedostatak kontrole tokom radnog dana I u smeni

Rešenje nije bilo u češćem čišćenju, već u:

• drugačijem rasporedu održavanja po zonama
• jasnijoj kontroli potrošnje
• prilagođavanju sistema realnom broju korisnika

Rezultat:

• stabilno uredan prostor
• manje pritužbi zaposlenih
• bolja kontrola troškova

Čišćenje i održavanje higijene u kancelarijskom prostoru – Uloga menadžmenta u održavanju higijene

Jedna važna stvar se često previđa.

Higijena u kancelarijskom prostoru nije samo tehničko pitanje.

Ona je deo organizacione kulture.

Kada menadžment jasno postavi standarde i pokaže da mu je važno kako prostor funkcioniše, zaposleni to prepoznaju.

Tada održavanje higijene prestaje da bude „tuđi posao“ i postaje deo svakodnevnog reda.

Kako započeti unapređenje sistema

Prvi korak nije promena dobavljača niti povećanje budžeta.

Prvi korak je analiza postojećeg stanja:

• kako se prostor koristi
• gde nastaju problemi
• gde se gubi kontrola

Tek nakon toga ima smisla donositi odluke.

Ako niste sigurni da li je sistem održavanja higijene u vašoj kancelariji optimalno postavljen, prvi korak nije promena budžeta već dobra analiza postojećeg stanja.

Razgovor ili procena često pokažu gde se gubi kontrola i kako se prostor može organizovati efikasnije. Pozovite +381 66 811 83 80.

Čišćenje i održavanje higijene u kancelarijskom prostoru – Zaključak

Čišćenje i održavanje higijene u kancelarijskom prostoru ne treba da bude izvor frustracije, nejasnih troškova i stalnih sitnih problema.

Kada se postavi kao sistem, ono postaje stabilan, predvidiv i funkcionalan deo svakodnevnog poslovanja.

Ne zahteva spektakularna rešenja.

Zahteva razumevanje prostora, ljudi i realnih potreba kao I dobru organizaciju istih.

Održavanje higijene u kancelarijskom prostoru ne mora da bude stalna tema „kad nešto ne valja“.

Kada se postavi kao sistem, ono postaje neprimetno, stabilno i pod kontrolom. Ako razmišljate da li je vaš trenutni način održavanja dugoročno održiv, pravi trenutak za razmenu iskustava je pre nego što se pojave veći problemi. Pozovite +381 66 811 83 80.